La acción correctiva es esencial en el proceso de mejora. En el
mundo ideal de la calidad no sería necesaria, todos los procesos estarían
diseñados de manera preventiva y no habría necesidad de corregirlos más tarde.
Obviamente, la realidad no es así y no siempre tenemos tiempo para la
prevención. Cuando algo va mal tenemos que introducir mejoras en el proceso
para eliminar la causa inicial y prevenir que el problema vuelva a presentarse.
Si dispone de un sistema de acción correctiva podrá afrontar de manera estructurada la tarea larga y peliaguda de resolver problemas. Los principales beneficios que aporta son:
1.- Definir correctamente el problema no es tarea fácil. En
ocasiones pasamos directamente a cambiar el proceso sin antes determinar cuál
es el problema que causa la no conformidad. Sin especificar qué es lo que
realmente falla no podrá impedir que el problema se repita. La extensión y
eficacia de la acción correctiva depende de la verdadera identificación de la
causa raíz. Existen métodos y herramientas para determinar la causa de la no
conformidad, desde una simple tormenta de ideas hasta técnicas complejas para
la resolución sistemática de problemas como análisis de causas raíz, diagramas
de pescado, “los cinco porqués”, etc.
2.- Este sistema le ayudará a recopilar y analizar los datos necesarios,
aprendiendo sobre el proceso, analizando patrones, problemas frecuentes, tendencias,
vulnerabilidades y causas asociadas que le dirán qué es lo que no funciona en su
proceso.
3.- Dispondrá de criterios homogéneos para evaluar y reportar
incidencias, contando con un sistema para comunicarlas.
4.- Creará un ambiente propicio para la mejora, animando al
personal a identificar y reportar con libertad cualquier no conformidad. Todo
el personal entenderá de la misma manera el procedimiento.
5.- Las incidencias tendrán un seguimiento apropiado según su
influencia y relevancia. Los problemas se resolverán en un tiempo razonable,
sin perder en ningún caso parte de su urgencia y evitando que se acumulen sin
esperanza de resolverse. El sistema impulsará a la organización al cambio,
dedicando una parte de su tiempo, recursos y esfuerzos a la acción correctiva.
6.- Podrá seleccionar de manera adecuada la acción evitando soluciones
rápidas o temporales que supongan malgastar seguramente tiempo y dinero.
Utilizará listas de ideas y seleccionará la solución en base a tiempo, coste y
riesgo. La descripción de acciones será clara, concisa y completa; haciendo referencia con precisión a documentos o procedimientos. No obstante, si es
estima conveniente adoptar una corrección inmediata deberá quedar bien
documentada .
7.- Implantará la acción correctiva seleccionada estableciendo un
seguimiento que asegure la eficacia y evitará que tras el
cambio el proceso vuelva al estado inicial. Para dar por finalizada la acción deberá evidenciar que ha sido totalmente implementada, se ha ejecutado en la forma prevista,
es eficaz para prevenir que vuelva a ocurrir y no ha creado por si misma problemas
distintos. Debe revisar lo que la organización ha hecho, aceptando como
evidencia objetiva únicamente el examen directo en el lugar o la revisión de
documentación relevante.
8.- Aplicará un análisis riguroso no solo a la no conformidad
localizada sino a todos los procesos y actividades de la organización,
ampliando el examen de manera transversal. En este
sistema englobará la gestión de no conformidades (que generarán acciones
correctivas) no conformidades potenciales (que generarán acciones preventivas) y propuestas de mejora (que generarán acciones de mejora).
Dispondrá de un programa de mejora eficaz y rico
en acciones.
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