Procedimientos ¿herramienta para controlar al personal?

Los procedimientos son herramientas para controlar un proceso y reducir así el riesgo, asegurando que las actividades se realizan de una forma determinada independientemente de quien es la persona responsable de llevarlas a cabo. Los procedimientos no se establecen para controlar al personal. 

Cree un procedimiento si considera que aporta valor a su organización. Los procedimientos no son algo con lo que cumplimos, sino una ayuda o herramienta de apoyo. 

Deben ser guías simples y directas que aseguren el comportamiento coherente en la organización. En la gestión por procesos debemos contar con métodos rápidos y sencillos para alcanzar los objetivos propuestos. Las rutinas simplifican la vida. 

Sin embargo, los procedimientos pueden llevar al borde del desastre a una organización moderna y ágil. Al aumentar la interacción entre personas, aumentan las posibilidades de cometer fallos en la comunicación. Para evitar esto, la gente documenta la información que necesita antes de iniciar un trabajo estableciendo cómo lo llevarán a cabo y cuál será su resultado. Acogiéndose a la religión del procedimiento, aumenta el número y extensión de procedimientos. Se olvidan de que se requerimos un sistema de calidad documentado y no un sistema de documentos. 

Vaya al grano en la redacción y sea exacto. A menudo se puede reducir a la mitad el número de palabras en un procedimiento. No obstante, la extensión en la documentación difiere de una organización a otra por:

- Tamaño de la organización: Cuanta más pequeña sea, menos tendrá que documentar.

- Complejidad de los procesos: Cuanto más intrincadas sean sus interacciones, mayor será el riesgo y más habrá que documentar. A partir del mapa de procesos, puede identificar y evaluar los lugares en los que los procesos conllevan un riesgo más elevado. Ver post Como trazar un Mapa de Procesos y darle utilidad.

- Competencia: Si el personal está bien formado, no necesitará repetir sus habilidades, conocimiento y experiencia en sus documentos.

- Variación en la información suministrada.

Los procedimientos deben ser redactados por las personas implicadas en el desarrollo de los procesos. Son ellos quien mejor conocen las tareas que día a día se llevan a cabo para cumplir los objetivos.

No es necesario ser un escritor técnico para elaborar un procedimiento, si sabe redactar una carta, puede escribir un procedimiento. Empiece con un boceto en el que describa en orden cronológico los pasos principales como, por ejemplo, emitir una orden de compra. Debe capturar lo esencial de la actividad:

- Objetivo: Qué es lo que se va a lograr con el procedimiento; por ejemplo, emitir una orden de compra a un proveedor. Una vez redactado, debe comprobar que el documento lo cumple.

- Referencias: Información a la que se referirá y utilizará; por ejemplo, las listas de proveedores aprobados y listas de precios.

- Registros: Información que capturará y registrará; por ejemplo, precio, fecha de entrega y cantidad.

- Habilidades: Formación, conocimiento y experiencia adquiridos; por ejemplo, formación en el manejo de software.

El procedimiento debe ser escrito pensando en el personal destinatario, evite detalles excesivos y emplee una terminología que resulte familiar. Si incluye en el procedimiento diagramas de flujo aportará una visión global del procedimiento.