En
este post se presenta un enfoque de la auditoría hacia cinco preguntas clave
con el fin de evitar las interminables listas de chequeo resultado de
transformar en preguntas cada uno de los requisitos de la norma, lo que resta
eficacia al proceso.
La
manera de plantear las preguntas al auditado determinará el resultado de la
auditoria.
Aplicando
estos principios, las organizaciones obtendrán un beneficio de su propia
auditoria, mejorando su gestión al responder la auditoria a las propias necesidades
de la auditoria.
1.- ¿Cuál es el propósito de la
organización?
Con
esta pregunta el auditor tratará de establecer si se aplica un enfoque hacia
resultados o si la organización tan solo se limita a averiguar si el personal
hace lo que se supone que tiene que hacer.
Las
organizaciones, los procesos y las tareas han sido creados para cumplir un
propósito, un motivo por el cual hacer las cosas. Las personas arrastradas por
sus problemas cotidianos en ocasiones olvidan lo que originalmente estaban
intentando hacer.
A
cada nivel el propósito se traduce en metas, misiones, objetivos o simplemente
cumplir con su tarea. Estos principios o valores dan a la organización un
carácter propio.
2.- ¿De qué medios dispone para lograrlo?
El
auditor debe examinar si la organización ha identificado lo que realmente debe hacer
para alcanzar sus objetivos y no se trata de
simples eslóganes.
No
debe quedar ningún propósito, objetivo, misión o meta sin especificar como llegará
a cumplirlo.
Todas
las organizaciones son diferentes, por tanto, cada organización debe adaptar la
secuencia de actividades a desarrollar a su complejidad, tecnología, productos,
etc.
3.- ¿Cómo sabe que ha alcanzado los
resultados esperados?
El
auditor debe examinar si la organización se enfoca a resultados, realizando un
seguimiento adecuado de los procesos, relacionando resultados y objetivos, descubriendo
entonces si lo esta haciendo todo lo bien que se ha propuesto hacerlo.
Cuando
se presentan progresos hacia los objetivos no es necesaria ninguna acción. No
obstante, la organización deberá vigilar si existe alguna tendencia que pueda
predecir que en el futuro puedan no darse progresos suficientes. Si los
resultados se encuentran por debajo de la meta, deberán identificarse las
causas para poder mejorar.
4.- ¿Cómo sabe que es la mejor manera
de conseguir sus objetivos?
Si
la organización desea mantener su posición en el mercado, en el proceso de mejora
debe aplicar un enfoque sistemático preguntándose continuamente si se están
haciendo las cosas de la mejor manera posible.
Existen
diferentes formas de alcanzar los objetivos, lo que puede ser adecuado en unas
circunstancias, puede ser negativo en otras, todo depende del contexto.
El
concepto de mejora debe englobar mejora en la calidad del resultado y mejora en
la eficacia con que se obtiene dicho resultado.
5.- ¿Cómo sabe que esta haciendo lo más
adecuado?
El
auditor debe examinar si regularmente la organización revisa sus objetivos asegurando
que continúan siendo adecuados para el cumplimiento de su propósito. Los
objetivos que en su día eran adecuados en estos momentos pueden no ser validos,
las cosas pueden haber cambiado y el objetivo, o la manera de medirlo, puede no
ser valido.
La
eficacia consiste en hacer lo adecuado. Una organización que nunca se cuestiona
si está haciendo lo correcto difícilmente podrá cumplir su propósito y
terminará engullida por la competencia.
Estas
cinco preguntas determinarán la capacidad de la organización para
cumplir el propósito para el que fue creada. Aunque no es del interés del
auditor, al analizar la organización el auditor encontrará que el propósito es
el factor que domina todo.
Más
que realizar preguntas y registrar respuestas, el auditor debe tener claro que
quiere conseguir la organización. Deberá tener la suficiente habilidad para hacer las preguntas adecuadas,
verificando si la organización esta gestionando sus procesos eficientemente e
identificando rápidamente las debilidades del sistema. No hay un requisito
específico que indique que una organización está bien gestionada. Este post
tiene la intención de aportar claridad al proceso de auditoria, permitiendo adoptar por auditores y auditados un método de auditoría más eficaz.
Estoy de acuerdo en cuanto que las listas de verificación restan eficacia a una auditoria y dan muy poca retroalimentación a la organización sobre sus puntos fuertes y sus oportunidades de mejora.
ResponderEliminarPreguntas de este tipo contribuyen a darse una idea general de la compañía y ahondar en aquellos aspectos que evidencian debilidad. Una auditoria debe agregar valor a la compañía y seguramente el hecho de utilizar las preguntas planteadas por David u otras similares hace pensar a las organizaciones sobre el verdadero objetivo de implementar un sistema de gestión de calidad.
Una auditoria que siga una lista interminable de preguntas, cada una tratando de dar respuesta a un apartado de la norma se hace repetitiva y poco operativa, para mí no es la mejor manera de auditar