Sistema de Gestión Integrado. Aspectos a considerar en la integración

La amplia difusión de los sistemas de gestión empresarial pone de actualidad el debate entorno al concepto de Sistema de Gestión Integrado.

Todavía, el número de organizaciones que aplican una gestión integrada es inferior al de organizaciones que lo hacen de forma separada o escasamente integrada.

Este post trata de proporcionar una orientación práctica sobre cómo superar las dificultades que desaniman a las organizaciones a explotar al máximo su capacidad para integrar sistemas de gestión de la calidad, medio ambiente y SST según las mundialmente conocidas  normas ISO 9001, ISO 14001 y OSHAS 18001 . 

Durante el proceso de integración cada organización puede alcanzar distintos grados de integración. Cada estado o grado de integración del SGI se puede describir teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

1) Integración de la estructura documental.

2) Integración de los procesos.

3) Integración de la estructura organizativa.

  

1) Integración documental

La estructura documental es el soporte del sistema de gestión y constituye por tanto, uno de los pilares de la integración. Garantiza su eficacia al describir las principales actuaciones previstas en el SGI. Es por tanto, una medida de la dimensión y complejidad del SGI.

La integración simplifica la documentación proporcionando coherencia y unidad al sistema. Para lograr una estructura documental menos compleja y extensa es preferible una integración conjunta desde del inicio de los sistemas considerados. Adaptaciones por la inclusión de nuevos sistemas de gestión limitan la libertad de movimientos en el diseño.

Durante el proceso se ha de buscar, por tanto, elaborar el máximo número de procedimientos que den cobertura a la totalidad de los sistemas. Si esto no es posible, se realizará una integración parcial de los sistemas. Sistemas de gestión ambiental y SST presentan esquemas prácticamente calcados en sus normas de referencia, lo cual facilita la existencia de procedimientos comunes. Los elementos no integrables del sistema se gestionará de manera individual, siendo habitualmente calidad el ámbito que genera mayor número de procedimientos aislados.  

Las organizaciones que implantan un SGI siempre disponen de una estructura documental integrada, aunque con diferencias en cuanto al número de procedimientos escritos. Esta variabilidad se debe a la ausencia de un modelo de SGI reconocido internacionalmente y a la diferente complejidad de las organizaciones y sus procesos.  Las normas de referencia establecen 6 procedimientos documentados para calidad, 12 procedimientos para MA y 14 procedimientos para SST, sin la exigencia en los dos últimos casos de que estén documentados. Futuras revisiones de las normas (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2016) deberán adoptar un formato común a partir de los criterios del Anexo SL. Los sistemas de gestión se beneficiarán de un mayor grado de integración, armonizando estructura, texto, terminología y definiciones con el resto de normas, más aún en el caso del estándar de calidad ISO 9001:2008.

2) Integración de procesos

En la mayoría de las organizaciones que optan por un SGI, la integración incluye además un nivel operacional.  De esta manera, todos los miembros de la organización perciben y gestionan la calidad, el medio ambiente y la SST como algo inseparable.  

El estudio de la implantación y ejecución integrada de los procesos del SGI permite conocer el grado de integración operativa.

Observando los procesos y su interrelación en el Mapa de Procesos del SGI, podremos evaluar el grado de integración. Estudiando de manera aislada el comportamiento de cada proceso comprobaremos que procesos se ejecutan de manera integrada y cuáles no. 

Analizando el Mapa de Procesos encontraremos que procesos relativos a la gestión de recursos y realización de mediciones son más fácilmente integrables. Los procesos en los que se alcanza un mayor grado de integración son “Gestión de documentación” y “Revisión por la Dirección del Sistema”.

Por otro lado, procesos relacionados con la dirección, control del sistema y planificación son menos susceptibles de integrar. Procesos como “Seguimiento y medición de resultados”, “Establecimiento y planificación de objetivos” y “Auditorias de certificación” presentan menor grado de integración.

3) Integración de la estructura organizativa

La integración puede producirse no solo a nivel documental y operativa, sino también a nivel organizativo. Esta integración evitará conflictos interdepartamentales derivados de las diferentes inercias organizativas existentes en cada departamento.

Así, las distintas tareas son ejecutadas por una única persona, de modo que los criterios de actuación son comunes en cuanto a su aplicación. Al estar centralizado el control  y correcto funcionamiento de los tres sistemas en la misma figura  aumenta la eficiencia de este.

Sin embargo, la división departamental que supone la existencia de sistemas de gestión individuales suele ser difícilmente eliminada en el proceso de integración. Existe una mayor tendencia a unificar responsabilidades y no unir departamentos, por lo que es frecuente en organizaciones con integración operacional que la responsabilidad del SGI recaiga en un único responsable manteniendo la división departamental existente con anterioridad a la integración.

En grandes organizaciones a priori se justificaría una separación de la gestión de los tres sistemas en diferentes personas aunque el sistema se encontrase igualmente unificado.

La resistencia al cambio de las personas, la falta de implicación de la alta dirección que creen ver en la integración una pérdida de poder y las diferencias entre los actuales estándares constituyen las principales dificultades para alcanzar niveles superiores de integración, por lo que este nivel de integración suele ser más difícil de alcanzar.

Las organizaciones buscan integrar sus sistemas para gestionar eficazmente estos, haciéndolos compatibles entre sí, presentando objetivos alineados con una visión global de los sistemas que facilite la toma de decisiones.