Contexto de la organización: el enfoque estratégico en los nuevos sistemas de gestión ISO

Una de las novedades que incorpora la revisión de las normas para sistemas de gestión ISO es la amplitud con  que se aborda el concepto de contexto de la organización. 

Conocer el contexto de la organización será vital para implementar un sistema de gestión de la calidad ISO 9001:2015. El concepto "parte interesada" permite alinear a estos con sistemas de gestión ISO 14001, OSHAS 18001 o ISO 27001, donde ya se trataba.

La organización deja de considerarse de forma aislada para formar parte de un conjunto y ocupar un lugar que debe conocer. 

Al comprender la situación en que se encuentra, aumenta la eficacia del sistema de gestión favoreciendo su enfoque estratégico. El análisis del contexto de la organización aporta información útil para la toma de decisiones.

El éxito a largo plazo de la organización es posible cuando se tienen en cuenta las exigencias de las partes interesadas incluyendo al conjunto de personas y organizaciones que pueden afectar, verse afectadas o percibirse como afectadas por una decisión o actividad de esta organización. 

Con respecto a la consideración de partes interesadas, se aporta flexibilidad para que cada organización determine que partes interesadas son relevantes en función del impacto en su capacidad para proporcionar productos y servicios conformes.

Se determinarán los factores internos y externos relevantes para el propósito de la organización y su dirección estratégica. Como elementos de entrada en la planificación del sistema se incluyen todas las cuestiones, exigencias o factores que puedan afectar a su capacidad para alcanzar los resultados deseados.

Factores internos

Pueden ser, entre otros, empleados, propietarios, socios, estructura organizativa,  productos y servicios, roles y responsabilidades, políticas y objetivos, recursos para alcanzarlos, activos (instalaciones, bienes, equipos, tecnología), recursos financieros, redes de comunicación, cultura organizacional, capacidades (recursos y conocimiento), sistemas de información, procesos de toma de decisiones (formales e informales), flujos de información, normas, directrices, modelos adoptados por la organización.

Factores externos

Clientes: constituyen la razón de ser de la organización que debe ofrecer productos y servicios que satisfagan sus necesidades.

Proveedores: fundamentales para ser competitivos y garantizar la disposición de recursos para llevar a cabo las actividades.

Inversionistas: necesarios para crecer por lo que deben manejarse con cuidado para asegurar el éxito a largo plazo.

Medios de comunicación: atraen el éxito al ayudar a mantener una buena imagen

Competidores: la organización debe estar al tanto de las actividades de sus competidores manteniendo la apuesta de valor para mantener y mejorar su posición en un entorno competitivo.

El conocimiento del contexto externo puede facilitarse además al considerar cuestiones que surgen del entorno tecnológico, cultural, social (grupos de presión, acuerdos con otras organizaciones), legal (normas, reglamentación, políticas gubernamentales, relaciones internacionales, factores específicos del sector), de mercado (cuestiones monetarias, comercio internacional, actitudes del consumidor, cambios en las necesidades de los usuarios, cambios derivados de demandas ciudadanas) o económico (impuestos, financiación, desarrollo, crecimiento).

Un análisis DAFO puede ser de utilidad para una evaluación del contexto. Permite identificar las fortalezas y debilidades de la organización, así como relacionar a esta con su entorno partiendo de un análisis de las oportunidades y amenazas de sus actividades en el mercado objetivo. Es aconsejable realizar este análisis de forma periódica para conocer si se están cumpliendo los objetivos planteados, o han sido modificados los factores internos y externos. 

Puede completarse este análisis con un análisis competitivo relacionando a la organización con su entorno. Un estudio de mercado permitirá conocer el éxito de los cambios que adopta nuestra competencia y cual es su respuesta ante movimientos estratégicos de terceros o cambios en el entorno.

Es importante que cada organización determine qué factores son relevantes para la implantación y planificación del sistema de gestión, ya que no tomarlos en cuenta puede afectar la capacidad para lograr los resultados previstos.