Conoce la nueva estructura de los sistemas de gestión, el Anexo SL

Tras la publicación del Anexo SL: 2012 las normas de los sistemas de gestión deberán adoptar un mismo formato. Tanto las nuevas norma (ISO 45001) como las ya existentes (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001...) deberán actualizarse migrando en su revisión a este modelo.

Este cambio tendrá un impacto significativo tanto a nivel de implantación como de auditoria. La labor de auditores se verá simplificada al existir un conjunto mínimo de elementos comunes a auditar independientemente de la disciplina.

Se ha elaborado el Anexo SL para facilitar la integración. Las organizaciones cada vez con más frecuencia simultanean distintos sistemas de gestión. Se evita así la duplicidad de esfuerzos por la existencia de numerosas partes comunes. Existe la necesidad de elaborar normas coherentes y compatibles manteniendo la eficiencia y efectividad en su aplicación por separado.

Cambios en la estructura

El primer cambio importante es de tipo estructural. El Anexo SL establece el marco para todos los sistemas de gestión. Aunque la Estructura de Alto Nivel no se puede modificar, se pueden añadir subclausulas. Cada norma deberá añadir los requisitos relacionados con su disciplina específica.

Cambios en términos y definiciones

Otra de las novedades es que varía alguna de las expresiones. Habrá que simplemente sustituir algunas palabras en los documentos.

El Anexo SL en su cláusula 3 de su Apéndice, incluye 22 términos y definiciones que deben ser utilizados. No pueden ser eliminados o sustituidos, aunque pueden agregarse o modificarse notas. Se pueden agregar términos y definiciones adicionales específicos en cada norma. Estos términos comunes son: organización, parte interesada (en lugar de cliente, proveedor…) , requisito, sistema de gestión, alta dirección (en lugar de representante de la dirección), eficacia, política, objetivo, riesgo, competencias, información documentada (en lugar de documento o registro), proceso, rendimiento, externalizar, monitoreo, auditoria, conformidad, no conformidad, correcciones, acciones correctivas, mejora continua.

Cambios en el contenido

Se han reorganizado los requisitos de los sistemas de gestión. Los requisitos serán muchas veces los mismos pero se encontrarán bajo una nueva clausula o subclausula.

El Anexo SL contiene 45 “debe (shall)” que generan un total de 84 requisitos base. Cada disciplina añadirá los suyos propios a estos comunes a todas las normas de sistemas de gestión.

Estructura de Alto Nivel

1.- Objeto y campo de aplicación

2.- Referencias normativas

3.- Términos y definiciones

Las tres primeras cláusulas de la norma se mantienen iguales.

4.- Contexto de la organización

4.1.- Conocimiento de la organización y de su contexto

4.2.- Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

4.3.- Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad

4.4.- Sistema de gestión

Debe incluirse en el sistema de gestión la estrategia de la organización, desde el conocimiento de la situación en la que se encuentra, es decir, su contexto incluyendo los aspectos relevantes que puedan afectar a sus propósitos tanto internos como externos.

5.- Liderazgo

5.1.- Liderazgo y compromiso

5.2.- Política

5.3.- Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

La revisión aporta mayor relevancia a la acción de liderazgo. Deja de ser obligatorio nombrar un representante de la dirección. La Alta Dirección tiene ahora mayor participación y responsabilidad.

6.- Planificación La cláusula 6 consta de dos sub-cláusulas:

6.1.- Acciones para tratar riesgos y oportunidades

6.2.- Objetivos del sistema de gestión y planificación para lograrlos

Se proporciona la manera de tratar el riesgo. Una vez identificado este, junto a las oportunidades, debe establecerse cómo van a ser tratados en la planificación.

7.- Soporte

7.1.- Recursos

7.2.- Competencia

7.3.- Toma de conciencia

7.4.- Comunicación

7.5.- Información documentada

La principal novedad es la inclusión de comunicaciones.

8.- Operación

8.1.- Planificación y control operacional

La mayor parte de los requisitos del sistema de gestión se encuentran dentro de esta cláusula.

9.- Evaluación del desempeño

9.1.- Seguimiento, medición, análisis y evaluación

9.2.- Auditoría interna

9.3.- Revisión por la dirección

10.- Mejora

10.1.- No conformidad y acción correctiva

10.2.- Mejora continua