Los registros son información registrada que posteriormente será utilizada por otra persona o de la cual se deberá disponer más adelante. El conocimiento de los procesos proviene
de la información disponible. Estos datos permiten conocer más sobre el proceso permitiendo actuar a la organización.
Llevar un registro de nuestras acciones es una manera eficaz
de cambiar nuestro comportamiento. Cuando se registran datos se analiza esta información asegurando de manera efectiva el cambio.
Los registros son una herramienta para la
comunicación. Un buen control de registros es fundamental para una buena
comunicación del sistema de calidad.
A la hora de establecer registros debe buscar la máxima
sencillez asegurando que el proceso de medición no consuma tiempo de su trabajo. Los
sistemas informáticos facilitan la captura de datos.
Solo debemos registrar los datos que aporten valor a la
organización. Su valor reside en la capacidad para generar acciones
de mejora en la organización. Los
registros deben conducir hacia el valor que se está creando en la organización,
apuntando hacia las acciones necesarias para eliminar problemas del cliente, mejorar el
desempeño del proveedor o mejorar el desempeño de los procesos de la
organización.
Sin embargo, los datos son
solo nombres o números. Por ello, para relacionar datos con mejora
continua debemos incluir el análisis de estos datos generando patrones. Los resultados del análisis de datos alimentarán la mejora continua de la organización. Debe analizarse
la información allá donde sea crítica: satisfacción al cliente, desempeño del
proveedor, conformidad del producto, y tendencias de procesos o productos. La norma
ISO 9001 presenta varios puntos de medición en el sistema de calidad donde debemos registrar sus resultados. En la
nota ISO/TC176/N525 se enumeran estos 25
registros que la norma requiere.
Cada vez que anota o registra un incidente, se produce un
cambio en su comportamiento al pensar en que es lo que causa el problema en su
proceso. Se sorprenderá de las formas que se le presentarán para eliminar el
problema. Aunque al recopilar los datos
no es necesario realizar seguramente ni tan siquiera cálculos, debe preguntarse
sobre lo que ha provocado la desviación. Esto le motivará para cambiar su
proceso y modificar su patrón de comportamiento.
La persona que sufre el problema suele ser la más indicada
para recopilar los datos de un proceso. La desviación del proceso debe corregirla el propietario del proceso donde se inicia
el problema. Es un error intentar modificar algo en lo que no
se puede influir personalmente. El propietario del proceso, independientemente
de que sea presidente, operario, vendedor o supervisor, tiene la responsabilidad
hacia el resto de los miembros de la organización de corregir el problema.
En ocasiones se confunden referencias y registros. Las
referencias son información que existía antes de empezar la actividad, y a la
que se remite cuando lleva a cabo una actividad. Los registros, sin embargo,
son información creada a medida que lleva a cabo la actividad. Los
registros, como vimos anteriormente, son salidas de información de un proceso.
