Ahorro al implantar un Sistema de Gestión Ambiental

lunes, 28 de abril de 2014
En una búsqueda continua por generar valor añadido a sus actividades, las organizaciones deciden implantar un SGA optimizando costes de explotación y mejorando posición en el mercado.

Mientras los Sistemas de Gestión de la Calidad han conseguido un nivel de expansión muy grande, los SGA crecen a un ritmo mucho más lento. El número de empresas certificadas a nivel mundial en ISO 9001 es ocho veces superior al de certificados ISO 14001. Es frecuente que estas certifiquen inicialmente su SGC y siguiendo una evolución natural, lo hagan posteriormente con su SGA integrando en ocasiones ambos sistemas.

Si bien inicialmente implantar y certificar un SGA supone un coste importante, a medio y largo plazo los beneficios y el ahorro llega, principalmente a través de:

1) Un ahorro de costes
a) Al reducir los residuos y optimizar el uso de recursos (agua, energía, combustibles y otras materias primas) se previene la contaminación aumentando la eficacia de los procesos productivos. Disminuyen los costes de gestión de residuos, tratamiento de emisiones o vertidos y pago de cánones de emisión.
b) El principio de mejora continua estimula a ser creativos introduciendo mejoras en el proceso que reducen los costes de explotación.
c) Se estimula el disponer de un proceso productivo más limpio y eficiente desde el punto de vista tecnológico adoptando las Mejores Técnicas Disponibles qa través de subvenciones.

2) Una mejora de la imagen
a) La popularidad creciente entre consumidores y clientes de las normas de referencia aporta una ventaja competitiva cada vez mayor, creando más y mejores oportunidades comerciales, en la búsqueda de la conformidad de los requisitos de un cliente cada vez más sensibilizado medioambientalmente. La demanda de información sobre cuál es la  actuación medioambiental de los proveedores es cada vez mayor. En sectores como automoción, aeronáutica o construcción, empieza a ser obligatoria la certificación del SGA. Las normas ISO 14001 y EMAS son un referente internacional.
b) Aumenta la credibilidad y el prestigio ante la comunidad alcanzando niveles de satisfacción superiores en grupos de interés. Se establecen mecanismos de participación y comunicación anticipándose a presiones de grupos ambientalistas y ONG ́s.
c) El reconocimiento del compromiso medioambiental motiva a los trabajadores. Mejora la comunicación interna favoreciendo su participación por medio de sugerencias de mejora ambiental. Mejoran también las condiciones de seguridad y salud laboral.

3) Una mejora de su situación reglamentaria
a) Se comunican de manera clara y puntual las intenciones y esfuerzos de la organización por dar conformidad a los requisitos legales en materia ambiental, apoyándose en los documentos del sistema. El control de impactos significativos reduce el riesgo de accidentes, evita el miedo a la inspección y permite situarse mejor frente a posibles multas mitigando el riesgo de juicios.
b) Mejora la relación con la Administración local y ambiental facilitando la obtención de ayudas, subvenciones públicas, permisos y otras autorizaciones. Organizaciones con SGA certificado aumentan los méritos en el acceso a concursos públicos y en ocasiones es requisito obligatorio.

4) Beneficios fiscales y de financiación
a) Una organización que cumple con los requisitos del SGA genera confianza en inversores o bancos para invertir en la organización.
b) Facilita la obtención de seguros más ventajosos disminuyendo el importe al demostrar una mejor gestión del riesgo.
c) La Administración estimula la gestión ambiental por medio de instrumentos como reducción de impuestos por inversiones en protección ambiental, desgravaciones fiscales, exenciones legales sobre emisiones, productos o avales financieros, ampliación de la responsabilidad por daños, licencias de emisión negociables o créditos blandos.  


Os animo a que demostrar a la sociedad vuestro compromiso ambiental valorando la implantación del SGA como una inversión de futuro que revertirá en AHORRO.
Leer más ...

Investigación de accidentes: acción de mejora del Sistema de Gestión

martes, 22 de abril de 2014
Todo accidente es una lección y como técnica posterior al accidente, su análisis permite aprender de los errores aprovechando la experiencia adquirida para mejorar la prevención.

Pese a no adoptar un enfoque muy preventivo, conocer por qué ocurren los accidentes pude considerarse el dato de mayor interés para todo técnico prevencionista.  La investigación de accidentes permite obtener la mejor y mayor información posible para evitar la repetición del accidente.

Considerar el accidente como una no conformidad del Sistema de Gestión, ayuda no sólo a eliminar las causas que puntualmente dieron lugar al accidente, sino que posibilita demás identificar las causas que estuvieron en el origen del accidente. Independientemente de la obligación de investigar, el conocimiento y control de las causas del accidente permite detectar fallos u omisiones en la organización de la prevención y facilita la puesta en marcha de acciones de mejora en el Sistema de Gestión.

Es un método sencillo, no requiere excesivo tiempo y una vez tomadas las medidas correctoras toma impulso el proceso de mejora continua. No obtener de cada accidente la mayor y mejor información posible, es un despilfarro inadmisible y de difícil justificación. Las causas de los accidentes suelen ser las mismas que generan problemas de calidad y producción. 
Leer más ...

Retos en coordinación de actividades empresariales para SST

martes, 25 de marzo de 2014
Los cambios en el proceso productivo han transformado el modo de trabajar en las organizaciones. La fragmentación del ciclo productivo ha traído  consigo una pérdida de control sobre el ciclo productivo completo, resultando fundamental establecer de manera eficaz la necesaria coordinación inter empresarial.

En ocasiones la coordinación empresarial se ha convertido en un mero intercambio de papeles entre empresas concurrentes con el fin principal de cumplir con el trámite y cubrirse las espaldas.

Dejando a un lado la labor de vigilancia y control sobre las actividades comprobando que se trabaja de acuerdo a lo planificado, se dedican horas y horas a revisar documentación, convirtiendo a los técnicos en administrativos y dejando poco lugar al trabajo de campo.

Se hace por tanto necesario reforzar la figura del recurso preventivo como cauce para el intercambio de información, debiendo estar presente en el centro de trabajo durante el tiempo necesario, impartiendo instrucciones y proponiendo las medidas preventivas adecuadas en cada caso.

Leer más ...

¿Supera su servicio las expectativas del cliente o se limita a satisfacerlas?

viernes, 14 de marzo de 2014
Uno de los motivos por los que las encuestas de satisfacción del cliente no son útiles para las organizaciones es porque no miden realmente lo que hay que medir.

Lo esencial del servicio al cliente es la percepción del cliente, percepción es realidad. El servicio al cliente es algo intangible, es una percepción personal que el cliente tiene de su experiencia de un producto o servicio prestado. 

Por tanto, para que las encuestas de satisfacción sean útiles para la organización, deben realizarse desde el punto de vista del cliente planteando preguntas que el cliente pueda considerar importantes.

A menudo el proveedor del servicio expone en su lenguaje y punto por punto, opiniones que estos quieren saber sobre su producto, precio, relación calidad/servicio, forma en que se presentó dicho servicio o su canal de distribución. 

Una encuesta de satisfacción del cliente no se debería limitar a buscar una medida del resultado o rendimiento, debe proporcionar datos para comparar su desempeño respecto a las expectativas que el cliente tiene del servicio. Por ello, deben incluirse preguntas del tipo: ¿qué opinión le merece la experiencia de tratar con nosotros?, ¿cómo se sintió tratando por nosotros? o ¿qué es importante para el cliente?

Cuando el cliente desconoce o no delimitada de manera clara sus expectativas, debemos concretar sus expectativas planteándole que es importante para él como cliente. Importancia equivale a expectativas o entusiasmo con el servicio. Al valorar la importancia concretamos, en definitiva, lo que los clientes esperan de cada uno de los aspectos del servicio. Partiendo de percepciones del cliente podremos de establecer prioridades en las acciones de mejora que resulten en la evaluación. Es importante saber, por ejemplo, si el cliente da más importancia al hecho de que los empleados que le atienden sean simpáticos o a que la entrega del material sea rápida. Si no se lo pregunta es imposible saberlo. Olvídese del sentido común y de la lógica. Cada empresa es un mundo y cada cliente es un mundo.

El hecho de que los clientes estén satisfechos con el servicio prestado no significa que vayan a comprarle más o a recomendarles a conocidos. Para conservar los clientes y mantener el crecimiento rentable, las organizaciones necesitan asegurar que cuentan con defensores de su negocio, clientes verdaderamente entusiasmados y fieles. Por ello, para asegurar la eficacia de sus encuestas de satisfacción, además de incluir medidas de importancia y satisfacción, deberá determinar si los clientes se mantendrán fieles. Deberá, por tanto, incluir preguntas como ¿recomendaría a un amigo nuestra organización? o ¿volvería a comprar en nuestra organización?

La ignorancia de los deseos reales del cliente puede llevar a serios problemas. La opinión de “si el cliente compra y no se queja es que está satisfecho” no se ajusta necesariamente a la realidad. Uno de los grandes peligros es creer que el cliente que ha “comprado toda la vida” no cambiará a no ser que haya cambios en el servicio o haya una queja. Hay clientes que no se quejan pero toman nota de los errores, otros simplemente buscan precio y cuanto pueden se pasan a la competencia. Luego hay clientes que compran por motivos de amistad con el proveedor por lo que la relación finaliza cuando uno de los dos deja de trabajar en la empresa.

En cuanto a la relación calidad precio, si se trata de una empresa con prestigio y productos más caros que la competencia, el cliente lógicamente exigirá más. La sensación del cliente respecto al servicio será mucho peor si el producto pertenece a la “gama alta” que si es un modelo económico. La empresa debe conocer la idea que tiene el cliente de los productos de la empresa y de cuales son sus expectativas. Debe considerar que el producto más caro no siempre da más credibilidad al cliente. Hay clientes que directamente van a buscar lo más barato, en confianza de que si está en el mercado debe ser suficientemente bueno. Otros clientes simplemente se  conforman con una calidad menor siempre que el producto ofrezca lo que ellos esperan.

La medición del servicio al cliente proporciona pruebas que garantizan una buena estrategia en su servicio. Es una poderosa herramienta para cambiar la cultura de las organizaciones, en particular si los resultados se comunican bien y provocan respuestas.
Leer más ...

Sistema de Gestión Integrado. Aspectos a considerar en la integración

martes, 25 de febrero de 2014
La amplia difusión de los sistemas de gestión empresarial pone de actualidad el debate entorno al concepto de Sistema de Gestión Integrado.

Todavía, el número de organizaciones que aplican una gestión integrada es inferior al de organizaciones que lo hacen de forma separada o escasamente integrada.

Este post trata de proporcionar una orientación práctica sobre cómo superar las dificultades que desaniman a las organizaciones a explotar al máximo su capacidad para integrar sistemas de gestión de la calidad, medio ambiente y SST según las mundialmente conocidas  normas ISO 9001, ISO 14001 y OSHAS 18001 . 

Durante el proceso de integración cada organización puede alcanzar distintos grados de integración. Cada estado o grado de integración del SGI se puede describir teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

1) Integración de la estructura documental.
2) Integración de los procesos.
3) Integración de la estructura organizativa.
  
1) Integración documental

La estructura documental es el soporte del sistema de gestión y constituye por tanto, uno de los pilares de la integración. Garantiza su eficacia al describir las principales actuaciones previstas en el SGI. Es por tanto, una medida de la dimensión y complejidad del SGI.

La integración simplifica la documentación proporcionando coherencia y unidad al sistema. Para lograr una estructura documental menos compleja y extensa es preferible una integración conjunta desde del inicio de los sistemas considerados. Adaptaciones por la inclusión de nuevos sistemas de gestión limitan la libertad de movimientos en el diseño.

Durante el proceso se ha de buscar, por tanto, elaborar el máximo número de procedimientos que den cobertura a la totalidad de los sistemas. Si esto no es posible, se realizará una integración parcial de los sistemas. Sistemas de gestión ambiental y SST presentan esquemas prácticamente calcados en sus normas de referencia, lo cual facilita la existencia de procedimientos comunes. Los elementos no integrables del sistema se gestionará de manera individual, siendo habitualmente calidad el ámbito que genera mayor número de procedimientos aislados.  

Las organizaciones que implantan un SGI siempre disponen de una estructura documental integrada, aunque con diferencias en cuanto al número de procedimientos escritos. Esta variabilidad se debe a la ausencia de un modelo de SGI reconocido internacionalmente y a la diferente complejidad de las organizaciones y sus procesos.  Las normas de referencia establecen 6 procedimientos documentados para calidad, 12 procedimientos para MA y 14 procedimientos para SST, sin la exigencia en los dos últimos casos de que estén documentados. Futuras revisiones de las normas (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2016) deberán adoptar un formato común a partir de los criterios del Anexo SL. Los sistemas de gestión se beneficiarán de un mayor grado de integración, armonizando estructura, texto, terminología y definiciones con el resto de normas, más aún en el caso del estándar de calidad ISO 9001:2008.

2) Integración de procesos

En la mayoría de las organizaciones que optan por un SGI, la integración incluye además un nivel operacional.  De esta manera, todos los miembros de la organización perciben y gestionan la calidad, el medio ambiente y la SST como algo inseparable.  

El estudio de la implantación y ejecución integrada de los procesos del SGI permite conocer el grado de integración operativa.

Observando los procesos y su interrelación en el Mapa de Procesos del SGI, podremos evaluar el grado de integración. Estudiando de manera aislada el comportamiento de cada proceso comprobaremos que procesos se ejecutan de manera integrada y cuáles no. 

Analizando el Mapa de Procesos encontraremos que procesos relativos a la gestión de recursos y realización de mediciones son más fácilmente integrables. Los procesos en los que se alcanza un mayor grado de integración son “Gestión de documentación” y “Revisión por la Dirección del Sistema”.

Por otro lado, procesos relacionados con la dirección, control del sistema y planificación son menos susceptibles de integrar. Procesos como “Seguimiento y medición de resultados”, “Establecimiento y planificación de objetivos” y “Auditorias de certificación” presentan menor grado de integración.

3) Integración de la estructura organizativa

La integración puede producirse no solo a nivel documental y operativa, sino también a nivel organizativo. Esta integración evitará conflictos interdepartamentales derivados de las diferentes inercias organizativas existentes en cada departamento.

Así, las distintas tareas son ejecutadas por una única persona, de modo que los criterios de actuación son comunes en cuanto a su aplicación. Al estar centralizado el control  y correcto funcionamiento de los tres sistemas en la misma figura  aumenta la eficiencia de este.

Sin embargo, la división departamental que supone la existencia de sistemas de gestión individuales suele ser difícilmente eliminada en el proceso de integración. Existe una mayor tendencia a unificar responsabilidades y no unir departamentos, por lo que es frecuente en organizaciones con integración operacional que la responsabilidad del SGI recaiga en un único responsable manteniendo la división departamental existente con anterioridad a la integración.

En grandes organizaciones a priori se justificaría una separación de la gestión de los tres sistemas en diferentes personas aunque el sistema se encontrase igualmente unificado.

La resistencia al cambio de las personas, la falta de implicación de la alta dirección que creen ver en la integración una pérdida de poder y las diferencias entre los actuales estándares constituyen las principales dificultades para alcanzar niveles superiores de integración, por lo que este nivel de integración suele ser más difícil de alcanzar.

Las organizaciones buscan integrar sus sistemas para gestionar eficazmente estos, haciéndolos compatibles entre sí, presentando objetivos alineados con una visión global de los sistemas que facilite la toma de decisiones.



Leer más ...

Ejemplo de un Sistema de Gestión en la industria cementera

miércoles, 19 de febrero de 2014
El diseño de los procesos relevantes para el Sistema de Gestión en la industria cementera es responsabilidad de cada organización debiendo comprender su diseño la totalidad de las actividades necesarias para cumplir con los requisitos.

El Sistema de Gestión establecerá como se deben relacionar e interactuar los distintos elementos del sistema para lograr los objetivos de la organización, dirigiendo, controlando y enfocando a la organización hacia la mejora continua de sus resultados

Existirán pequeñas diferencias en la denominación de los procesos o diferencias en la manera de agrupar las distintas actividades. Prácticamente todos los procesos de un Sistema de Gestión en la industria del cemento se pueden englobar en las categorías que figuran en el Mapa de Procesos siguiente: 

                                 Mapa de Procesos de una industria cementera

A continuación se presentan, con carácter orientativo los diagramas de flujo y las correspondientes fichas de proceso de molienda de cemento, proceso típico en una fábrica de cemento:

El sistema de gestión proporcionará el marco adecuado de trabajo para la mejora continua de manera ágil y dinámica, fomentando la realización sistemática de todas aquellas actividades que aportan valor añadido. El seguimiento y control de estos procesos proporcionará productos y servicios sobresalientes con respecto a sus requisitos. 

Leer más ...

Conformidad en cementos: Certificación de producto, marcado CE y Marca N

viernes, 14 de febrero de 2014
La certificación asegura que el fabricante, entre otras cuestiones, puede demostrar la conformidad con los requisitos demandados por sus clientes y con los requisitos reglamentarios.

Cada vez más, la industria apuesta por una gestión eficaz y por productos de calidad.

La certificación de producto es una herramienta eficaz que permite a las empresas mejorar la competitividad identificando productos de calidad. Favorece y facilita la comercialización, pudiendo las organizaciones obtener la certificación conjunta con su Sistema de Gestión ISO 9001.

El marcado CE, que el fabricante debe realizar sobre su producto, es un requisito indispensable para la comercialización de un producto y permite comercializarlo sin ningún tipo de restricción dentro de los países miembros de la UE, al ser este conforme con la totalidad de los requisitos legales y técnicos que afectan a la seguridad y salud. El fabricante llevará a cabo igualmente los procedimientos de evaluación de la conformidad aplicables a su producto y que fundamentalmente consisten en:

- Ensayos iniciales de tipo en el producto.
- Tener implantado un sistema de control de producción en fábrica.

El marcado contiene dentro de un recuadro con aspecto de etiqueta el logotipo junto a toda la información del fabricante, producto y, en su caso, organismo notificado.  Es obligación y responsabilidad del fabricante que el marcado llegue y esté a disposición del usuario o cliente que recibe el producto.

Por otro lado, la Marca N de producto certificado, al que los fabricantes se adhieren voluntariamente, es compatible con el marcado obligatorio CE.  Está oficialmente reconocida por la administración española ya que conlleva un nivel de garantía para el usuario superior al estrictamente reglamentario u obligatorio.

En el cemento, los requisitos para su reconocimiento se establecen en la Instrucción para la recepción de cementos (RC-08) y el órgano técnico AEN/CTC-015 gestiona la Marca N de calidad en cemento. Hoy en día, hay cerca de 500 certificados de Marca N y marcado CE vigentes en el cemento. Es el sello más utilizado por los fabricantes de cemento y el más reconocido por el sector.

El incremento de garantía del producto, en este caso el cemento, se basa fundamentalmente en:

- Una disminución sustancial del riesgo del consumidor o menor probabilidad de recibir remesas de algún lote defectuoso. Para ello se establecen criterios de trazabilidad y optima conservación del cemento hasta llegar al lugar establecido por el usuario.

- Criterios más exigentes en el control de la producción mediante comprobación en auditoría anual y visitas de inspección periódicas de acuerdo con el régimen establecido, así como evaluación trimestral de la conformidad de acuerdo con la instrucción RC-08 y mayores frecuencias de muestreo y actuación por el organismo certificador.

- Revisión mensual del autocontrol realizado por el fabricante y toma de muestras periodica como contraste.

- Organización de planes de comparación interlaboratorios, ensayos de contraste en laboratorios verificadores y seguimiento por laboratorios de los dispositivos de rotura en los equipos de ensayo.

- Seguimiento de productos en el mercado conforme a un plan de muestreo elaborado por el órgano técnico AEN/CTC-015.

- Programa de seguimiento específico de las actuaciones ante no conformidades puntuales y estadísticas.

Los criterios de la auditoria específica para la Marca N se describen en el reglamento particular para cementos (RP 15.01) y la norma de referencia es la ISO 9001.

La administración establece estos esquemas de certificación definiendo las condiciones, para que las empresas puedan hacer uso de ellos como herramienta de diferenciación, mediante la cual se demuestra al mercado y a los organismos reguladores, que un proveedor puede y de hecho produce productos que cumplen unos requisitos de calidad definidos.
Leer más ...